Un contrat bien structuré et détaillé permet de s'assurer que les œuvres d'art sont entreposées dans des conditions optimales tout en définissant clairement les responsabilités de chaque partie. Il protège à la fois la valeur des œuvres et les intérêts des propriétaires et des prestataires de services.
Courtage Stockage s'occupe de tout en veillant à ce que le contrat de stockage d'œuvres d'art dans un entrepôt spécialisé soit rédigé avec une attention particulière aux détails techniques, légaux et pratiques. Le contrat doit protéger à la fois le propriétaire des œuvres et le fournisseur de l'espace de stockage. Voici les éléments essentiels que tout contrat produit avec Courtage Stockage contient :
Propriétaire des œuvres : Nom et coordonnées du collectionneur, musée, galerie, ou autre entité qui détient les œuvres.
Fournisseur de stockage : Nom de l'entrepôt spécialisé ou de l'entreprise offrant les services de stockage, avec ses coordonnées.
Liste détaillée des œuvres : Description précise de chaque pièce, incluant le titre, l’artiste, la dimension, les matériaux, et toute information distinctive (numéro de série, année de création).
État des œuvres : Document annexé avec des photos et une description de l'état de chaque œuvre avant le stockage pour éviter des litiges sur des dommages éventuels.
Environnement contrôlé : Spécifications sur les conditions de température et d'humidité dans lesquelles les œuvres seront conservées (par exemple, température constante entre 15 et 20 °C, taux d'humidité autour de 50%).
Lumière et exposition : Engagement à utiliser des éclairages adaptés (par ex. LED à basse intensité) pour limiter l'exposition des œuvres à la lumière si elles ne sont pas totalement obscurcies.
Sécurité : Détails sur les mesures de sécurité, comme la vidéosurveillance 24/7, les contrôles d'accès biométriques, les systèmes d'alarme, les détecteurs de mouvement, et tout autre dispositif mis en place pour prévenir le vol ou le vandalisme.
Période de stockage : Date de début et fin de l'accord de stockage. Cela peut inclure une période de stockage à court ou long terme.
Renouvellement : Clauses sur le renouvellement automatique ou les modalités de prolongation du contrat.
Coût du stockage : Structure tarifaire détaillée, précisant les frais mensuels ou annuels. Les tarifs peuvent varier en fonction de la taille et de la valeur des œuvres, ainsi que des services optionnels (climatisation spécifique, sécurité renforcée).
Services additionnels : Frais pour des services supplémentaires comme l’entretien, la manipulation, le transport ou des visites de contrôle.
Modalités de paiement : Délai et fréquence des paiements (mensuels, trimestriels, annuels) avec des pénalités éventuelles en cas de retard.
Responsabilité du stockage : Précision sur la responsabilité du fournisseur en cas de dommage ou de perte des œuvres pendant le stockage. Ce point est essentiel pour clarifier dans quelles situations le stockage est à risque.
Assurance des œuvres : Indication si le propriétaire des œuvres doit fournir une preuve d’assurance ou si l’entrepôt offre une couverture d’assurance incluse. Cela peut inclure des détails sur les limites de la couverture pour les risques de vol, d’incendie, de dégâts d’eau, ou de catastrophes naturelles.
Valeur déclarée des œuvres : Chaque œuvre devrait avoir une valeur déclarée officielle pour assurer une couverture appropriée en cas de sinistre.
Accès du propriétaire : Détails sur les conditions d’accès aux œuvres pendant le stockage. Y a-t-il des restrictions concernant la fréquence ou les modalités d’accès (prise de rendez-vous préalable, heures spécifiques) ?
Manipulation des œuvres : Les procédures en cas de visite, incluant les services de manipulation et d’installation si le propriétaire veut vérifier l’état ou photographier ses œuvres.
Accès des tiers : Clauses définissant si des tiers (restaurateurs, experts, conservateurs) peuvent avoir accès aux œuvres, et sous quelles conditions.
Transport vers l’entrepôt : Clauses concernant le transport des œuvres vers l’entrepôt, y compris les responsabilités du fournisseur en matière de sécurité et de manutention lors de la livraison.
Transport au départ de l’entrepôt : Détails sur les conditions de sortie des œuvres (transport sécurisé par des véhicules spécialisés, autorisations nécessaires pour le déplacement des œuvres).
Responsabilité pendant le transport : Qui est responsable des œuvres durant leur transport, et quelle assurance couvre ces étapes.
Résiliation anticipée : Conditions dans lesquelles l'une ou l'autre des parties peut mettre fin au contrat avant la fin prévue (par exemple, manquement au paiement, violation des conditions de sécurité).
Préavis de résiliation : Durée du préavis nécessaire pour résilier le contrat (généralement 30 à 90 jours).
Frais de résiliation : Pénalités ou frais associés à la résiliation anticipée du contrat.
Définition des événements de force majeure : Détails sur les événements imprévus (catastrophes naturelles, incendies, inondations, guerres, etc.) qui pourraient affecter le stockage, et comment ces situations seront gérées en termes de responsabilité et de gestion des œuvres.
Droit applicable : Détermination de la juridiction et du droit applicable en cas de litige.
Arbitrage : Possibilité d'inclure une clause d'arbitrage ou de médiation en cas de désaccord entre les parties.
Confidentialité : Engagement du prestataire à protéger la confidentialité des œuvres stockées, leur emplacement, et toute information sensible liée au propriétaire ou à ses collections.
Inspections régulières : Droit du propriétaire de procéder à des vérifications périodiques de l’état des œuvres, ou possibilité de mandater des experts pour effectuer des audits.
Rapports réguliers : Envoi de rapports par l'entrepôt détaillant les conditions de stockage, l'état des œuvres et toute intervention effectuée (par exemple, nettoyage ou manipulation).
Restaurations et conservation : Possibilité de solliciter des services de restauration ou d’entretien, avec des détails sur les coûts et la fréquence.
Conditionnements et emballages spécialisés : Services de reconditionnement des œuvres pour garantir leur protection, surtout en vue d'un transport ou d'une longue période de stockage.